FAQ - Notfalldaten

Das Notfalldatenmanagement (NFDM) ist eine freiwillige, kostenlose Servicefunktion in der Telematikinfrastruktur.
Das Notfalldatenmanagement umfasst zum einen den Notfalldatensatz (NFD) und zum anderen den Datensatz Persönliche Erklärungen (DPE).

Der Notfalldatensatz (NFD) ist eine Übersicht über notfallrelevante medizinische Informationen auf Ihrer Gesundheitskarte.

Folgende Informationen können Sie als Notfalldatensatz von bspw. Ihrer Hausärztin oder Ihrem Hausarzt hinterlegen lassen:

• Informationen zu chronischen oder seltene Erkrankungen
• Informationen zu regelmäßig eingenommenen Medikamenten
• Allergien und Unverträglichkeiten
• weitere medizinische Hinweise (z.B. Schwangerschaft oder Implantate)
• Kontaktdaten von Angehörigen, die im Notfall benachrichtigt werden sollen
• Kontaktdaten von behandelnden Ärztinnen und Ärzten.

Die Erstellung der Notfalldaten ist für Sie freiwillig und kostenlos.

In einem medizinischen Notfall kommt es oft auf Sekunden an. Und genau in diesen Situationen kann der Notfalldatensatz zum Einsatz kommen. Denn Dann ist es wichtig, dass zum Beispiel Notärzte auf wichtige medizinische Informationen sekundenschnell zugreifen können – auch und gerade wenn Sie nicht ansprechbar sind.

Ein Notfalldatensatz auf Ihrer Gesundheitskarte unterstützt Ärztinnen und Ärzte bei der bestmöglichen Gesundheitsversorgung unter Berücksichtigung Ihrer individuellen Bedürfnisse.

Wenn Sie in die Erstellung eines Notfalldatensatzes einwilligen, kann jede (Zahn-)Ärztin bzw. jeder (Zahn-)Arzt, die/der umfassend über Ihren Gesundheitszustand sowie Ihre Befunde, Diagnosen und Therapiemaßnahmen informiert ist, einen Notfalldatensatz anlegen oder aktualisieren.

Arztpraxen, Zahnarztpraxen und Krankenhäuser können Ihre Notfalldaten direkt auf Ihrer Gesundheitskarte speichern – sofern Sie dies wünschen und einer Speicherung zustimmen. Grundsätzlich ist der Notfalldatensatz für Sie eine freiwillige Option.

Schritt für Schritt zum Notfalldatensatz auf der Gesundheitskarte

• Sprechen Sie beim nächsten regulären Termin Ihre Ärztin, Ihren Arzt oder deren medizinisches Fachpersonal an. Sagen Sie, dass Sie einen Notfalldatensatz auf Ihrer Gesundheitskarte wünschen.
• Besprechen Sie dann mit Ihrer Ärztin oder Ihrem Arzt, welche Informationen über Ihre Gesundheit bzw. über Ihre individuelle medizinische Vorgeschichte im Notfall bedeutsam sind.
• Willigen Sie mündlich oder schriftlich ein, dass diese Angaben auf Ihrer Gesundheitskarte gespeichert werden.
• Auf Wunsch können Sie einen Ausdruck Ihrer Notfalldaten erhalten.
• Sprechen Sie Änderungen rechtzeitig an, damit Ihre Notfalldaten beim nächsten Praxisbesuch aktualisiert werden.

Im Rahmen einer ärztlichen Versorgung/Behandlung können Sie Ihre Notfalldaten einsehen. Auf Wunsch erhalten Sie außerdem einen Ausdruck Ihrer Notfalldaten auf Papier.

Ist der Patient in einer Notfallsituation nicht zustimmungsfähig und können anamnestische Daten nicht oder nicht vollständig erhoben werden, so dürfen berechtigte Personen den NFD auch ohne Zustimmung des Patienten von der Gesundheitskarte auslesen. Zum Auslesen berechtigt sind alle Ärzte und Zahnärzte sowie das unter Aufsicht eines Arztes oder Zahnarztes tätige Personal medizinischer Einrichtungen (z. B. Pflegepersonal in der Notaufnahme), weiterhin alle Angehörigen anderer medizinischer Berufe mit einem elektronischen Berufsausweis (z.B. Notfallsanitäter).

Sie können Ihre Einwilligung zum Notfalldatensatz jederzeit widerrufen. Auf Ihren Wunsch wird dann Ihre behandelnde (Zahn-)Ärztin bzw. Ihr behandelnder (Zahn-)Arzt die Notfalldaten Ihrer Gesundheitskarte löschen.

Aufgrund des informationellen Selbstbestimmungsrechts können Sie grundsätzlich der Aufnahme bestimmter Angaben in Ihren Notfalldatensatz (NFD) widersprechen, etwa, weil Sie diese als stigmatisierend empfinden (z.B. eine psychiatrische Erkrankung).

Würde ein unvollständiger NFD Sie gefährden, hat Ihre behandelnde (Zahn-)Ärztin bzw. Ihr behandelnder (Zahn-)Arzt allerdings das Recht, die Erstellung des Notfalldatensatzes oder auch dessen Aktualisierung zu verweigern.

Bei Bedarf können Sie Ihren Notfalldatensatz mithilfe Ihrer Gesundheitskarten-PIN schützen. Diese mindestens sechsstellige PIN erhalten Sie von Ihrer Krankenversicherung.

In bestimmten Situationen – zum Beispiel während eines regulären Arzttermins – müssen Sie dann den PIN eingeben, wenn Sie bspw. Ihrer Ärztin Einsicht in Ihren Notfalldatensatz gewähren wollen.

Im Notfall jedoch ist das Auslesen Ihrer Notfalldaten für Befugte (z.B. Notfallarzt) stets ohne PIN-Eingabe möglich.

Falls Sie Ihre Gesundheitskarte verlieren oder eine neue Gesundheitskarte beantragen, muss Ihr Notfalldatensatz erneut erstellt werden.

In diesem Fall kann Ihre behandelnde (Zahn-)Ärztin bzw. Ihr behandelnder (Zahn-)Arzt, die/der zuletzt Ihre Notfalldaten auf Ihrer alten Gesundheitskarte gespeichert bzw. aktualisiert hat, Ihre Notfalldaten auf die neue Karte übertragen.

Ihr Notfalldatensatz wird ausschließlich auf Ihrer Gesundheitskarte sowie als Kopie bei Ihrer behandelnden (Zahn-)Ärztin/bei Ihrem behandelndem (Zahn-)Arzt/ Zahnarzt oder Ihrem Krankenhaus gespeichert. Eine Speicherung Ihrer Notfalldaten bei Ihrer Krankenversicherung ist weder rechtlich zulässig noch technisch möglich.

Sie können eine Kopie Ihres Notfalldatensatzes in Ihrer elektronischen Patientenakte speichern lassen. Dies kann zum Beispiel durch Ihre Hausärztin oder Ihren Hausarzt im Anschluss an die Erstellung des Notfalldatensatzes erfolgen.

Der „Datensatz Persönliche Erklärungen“ auf Ihrer Gesundheitskarte enthält Hinweise dazu, wo Sie Ihren Organspendeausweis, Ihre Patientenverfügung und Ihre Vorsorgevollmachten aufbewahren.

Unter folgenden Bedingungen kann dieser Datensatz ohne Ihre aktive Einwilligung eingesehen werden:

Organspendeausweis

Gemäß § 3 Transplantationsgesetz dürfen Ärztinnen, Ärzte sowie deren berufsmäßige Gehilfen nach Feststellung des Todes den Datensatz Persönliche Erklärungen und somit Ihre Angaben zu Organ- oder Gewebeentnahme einsehen.

Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht

Bei einer unmittelbar bevorstehenden, ärztlich indizierten Maßnahme (bspw. Operation), in die Sie aufgrund Ihres Gesundheitszustandes nicht mehr aktiv einwilligen können, dürfen Ärztinnen, Ärzte sowie deren berufsmäßige Gehilfen den Datensatz einsehen, um Ihre Wünsche gemäß Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht zu berücksichtigen.

Sie können Ihre Einwilligung in den Datensatz Persönliche Erklärungen jederzeit zurücknehmen.

Sobald Sie es wünschen, wird der Datensatz Persönliche Erklärungen mit allen Willenserklärungen auf Ihrer Gesundheitskarte von Ihrer behandelnden Ärztin/Zahnärztin bzw. von Ihrem behandelnden Arzt/Zahnarzt gelöscht.

Bevor Sie einen Notfalldatensatz erstmalig erstellen, benötigen Sie die ausdrückliche Zustimmung (Einwilligung) der Patientin/des Patienten in die Verarbeitung von medizinischen Daten. Diese Einwilligung kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. Es empfiehlt sich, diese Einwilligung zu dokumentieren.

Im Rahmen des Notfalldatenmanagements haben Patientinnen und Patienten die Möglichkeit, neben dem Notfalldatensatz (NFD) einen Datensatz Persönliche Erklärungen (DPE) auf ihrer Gesundheitskarte speichern zu lassen.

Im DPE werden Hinweise zum Ablageort folgender Dokumente hinterlegt:

• Organspendeausweis
• Patientenverfügung
• Vorsorgevollmachten

Die Dokumente selbst werden nicht auf der Gesundheitskarte gespeichert.

Die erstmalige Anlage eines Datensatz Persönliche Erklärungen dürfen Sie oder Ihr medizinisches Fachpersonal nur nach ausdrücklicher Einwilligung er Patientin bzw. des Patienten vornehmen. Auch Aktualisierungen bedürfen der Zustimmung der Patientin bzw. des Patienten.

Im Gegensatz zum Notfalldatensatz signieren Sie den DPE nicht.

Das Erstellen, Ändern und Löschen eines Notfalldatensatzes ist nur möglich, wenn Sie an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind.

Darum benötigen Sie folgende Komponenten und Dienste:

• Update zum E-Health-Konnektor: Praxen benötigen für ihren Konnektor ein Software-Update ̶damit wird ihr vorhandenes Gerät zum E-Health-Konnektor
• Praxisverwaltungssystem-Update für NFDM
• eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) mindestens der Generation 2.0

(Quelle und weiterführende Informationen finden Sie hier.)

In nur 4 Schritten können Sie einen Notfalldatensatz (NFD) anlegen:

1. Ansprache und Information der Patientin/des Patienten

Machen Sie oder Ihr medizinisches Personal die Patientin/den Patienten auf den Notfalldatensatz (NFD) aufmerksam.

Signalisiert Ihre Patientin/Ihr Patient klares Interesse, kann Ihr Fachpersonal die Anlage des NFD im Praxisverwaltungs-/Krankenhausinformationssystem vorbereiten.

2. Aufklärungsgespräch und Einwilligung

Im Aufklärungsgespräch mit Ihrer Patientin/Ihrem Patienten klären Sie, ob sie/er sich ausreichend informiert fühlt oder weitere Erläuterungen wünscht.

Achten Sie darauf, dass alle notfallrelevanten Informationen vorliegen und erfragen Sie diese ggf. im Rahmen der Anamnese.

Erfragen Sie anschließend die mündliche oder schriftliche Einwilligung in die Verarbeitung der medizinischen Daten. Es empfiehlt sich, diese Einwilligung zu dokumentieren.

3. Erstellen und Speichern des NFD

Sie legen einen Notfalldatensatz mithilfe Ihres Praxisverwaltungssystems bzw. Krankenhausinformationssystems an.
Hierzu benötigen Sie einen elektronischen Heilberufsausweis (HBA), um den Notfalldatensatz wie vorgeschrieben rechtsgültig elektronisch zu signieren.

Den Notfalldatensatz speichern Sie auf der Gesundheitskarte. Eine Kopie des Datensatzes wird zudem in Ihrer elektronischen Dokumentation gespeichert.

Auch die Speicherung des Notfalldatensatzes in der ePA ist seit dem 01.06.2021 möglich. Mittels Zugriffsberechtigung der Praxis durch den Patienten auf seine ePA kann auch Wunsch der NFD in der ePa gespeichert werden.

4. Aushändigen von Papierausdruck und Informationsmaterial 

Nach der Anlage des NFD können Sie Ihrer Patientin/Ihrem Patienten folgende Dokumente mitgeben: Das Informationsmaterial der gematik und – falls gewünscht – einen Papierausdruck des Notfalldatensatzes.

(Quelle und weiterführende Informationen finden Sie hier.)

Einen Notfalldatensatz (NFD) können Sie in 3 Schritten auslesen:

1. Holen Sie die Einwilligung der Patientin/des Patienten zum Auslesen des Notfalldatensatzes ein.
   Ausnahme: In einer Notfallsituation dürfen Sie den Notfalldatensatz einer nicht zustimmungsfähigen Person auch ohne Zustimmung einsehen.
   Die Zustimmung bzw. die ggf. fehlende Zustimmungsfähigkeit sollten Sie stets dokumentieren.
    
2. Rufen Sie in Ihrem Praxisverwaltungssystem bzw. im Krankenhausinformationssystem den Notfalldatensatz auf und geben Sie einen der folgenden Auslesegründe an
   • Notfall
   • Aktualisierung
   • Abruf ohne Notfallhintergrund
   Nun können die den NFD einsehen. Auslesegrund, Zugriffszeitpunkt und zugreifende Person werden auf der Gesundheitskarte protokolliert.
    
3. Ihr Praxisverwaltungs- bzw. im Krankenhausinformationssystem kann eine Kopie des Notfalldatensatzes speichern. Diese Kopie steht Ihnen zur weiteren Nutzung zur Verfügung, bspw. zu  Dokumentationszwecken. Sie kann als Grundlage für Aktualisierungen oder für das Neuaufspielen des Notfalldatensatzes bei Kartenersatz genutzt werden.

Die Vergütung für die technische Ausstattung von bspw. Praxen wird in der Finanzierungsvereinbarung zwischen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung und dem GKV-Spitzenverbandes geregelt. Sie müssen nachweisen, dass Sie die technische Ausstattung vorhalten und anwenden.

Vergütung je Telematikinfrastruktur-Komponente:

• Notfalldatenmanagement: Update für Konnektor und Softwaresystem der Praxis (530 Euro einmalig)
• zusätzliches Kartenterminal (595 Euro je Kartenterminal)
• Zuschlag Betriebskosten auf die bereits im Rahmen der Telematikinfrastruktur-Erstausstattung gezahlten Betriebskosten (4,50 je Quartal)

Beachten Sie, dass für die technische Erstausstattung zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur und des laufenden Betriebs gesonderte Pauschalen gelten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter: https://www.kbv.de/html/nfdm.php.

(Quelle und weiterführende Informationen finden Sie unter: https://www.kbv.de/media/sp/Praxisinformation_NFDM.pdf )

Sie können einen Notfalldatensatz sowohl direkt auf der Gesundheitskarte speichern als auch als Kopie in der elektronischen Patientenakte Ihrer Patientin/Ihres Patienten.

In beiden Fällen benötigen Sie einen elektronischen Heilberufsausweis, um den Notfalldatensatz elektronisch zu signieren (sogenannte „Qualifizierte Elektronische Signatur).

(Quelle und weiterführende Informationen finden Sie unter: https://www.kbv.de/html/nfdm.php)

Für die Anlage, die Aktualisierung und das Löschen eines Notfalldatensatzes gelten folgende Vergütungspauschalen:

Vergütung für die Anlage eines Notfalldatensatzes

Die Vergütung erfolgt nur bei Ersteintragung bzw. einmalig im Krankheitsfall und nur bei Anlage durch Vertragsärztinnen und -ärzte, die anhand von Diagnostik und Therapie über ein umfassendes Bild an Befunden und notfallrelevanten Informationen verfügen. Bis zum 20.10.21 beläuft sich die Vergütung für die Erstanlage auf 17,80 Euro, ab dem 21.10.21 auf 8,90 Euro (Stand: 08/2021).
 

Vergütung für die Aktualisierung eines Notfalldatensatzes

Der Zuschlag zu allen Versicherten-, Grund- und Konsiliarpauschalen mit persönlichem Arzt-Patienten-Kontakt je einmal im Behandlungsfall beträgt derzeit 0,44 Euro  (Stand: 08/2021).

Löschen eines Notfalldatensatzes

Das Löschen eines Notfalldatensatzes einmalig im Behandlungsfall beträgt  derzeit 0,11 Euro (Stand: 08/2021).

(Quelle und weiterführende Informationen finden Sie unter: https://www.kbv.de/media/sp/Praxisinformation_NFDM.pdf )

Stand: 2021

Es besteht keine kategorische Auslesepflicht. Das heißt, Sie als (Zahn)-Ärztin/Zahn-(Arzt) sind nicht verpflichtet, in einer Notfallsituation einen ggf. vorhandenen Notfalldatensatz (NFD) auf einer Gesundheitskarte auszulesen.

Beachten Sie jedoch, dass auf der Gesundheitskarte möglicherweise notfallrelevante Informationen abgelegt sind. Zwar können Sie auf das Lesen des NFD verzichten, sofern sich daraus mit hoher Wahrscheinlichkeit keine Änderung des Behandlungsablaufs ergeben würde. Dennoch besteht – unter angemessener Berücksichtigung der Dynamik einer Notfallsituation – eine ärztliche Befunderhebungspflicht, die die Nutzung des Notfalldatensatzes einbeziehen kann.

Ist eine Patientin bzw. ein Patient in einer Notfallsituation nicht zustimmungsfähig und können Sie anamnestische Daten nicht oder nicht vollständig erheben, dürfen Sie als (Zahn)-Ärztin/Zahn-(Arzt) ebenso wie bspw. Angehörige anderer Heilberufe (z.B. Notfallsanitäter) die Notfalldaten ohne aktive Einwilligung einsehen.

Aufgrund des informationellen Selbstbestimmungsrechts kann eine Patientin/ein Patient grundsätzlich der Aufnahme bestimmter Angaben in den Notfalldatensatz (NFD) widersprechen, etwa, weil sie/er diese als stigmatisierend empfindet (z.B. bei einer psychiatrischen Erkrankung).

Würde ein unvollständiger NFD die Patientin/den Patienten gefährden, haben Sie als (Zahn)-Ärztin/Zahn-(Arzt) allerdings das Recht, die Anlage des NFD in Gänze oder auch dessen Aktualisierung zu verweigern.

Entscheiden Sie sich dafür, einen unvollständigen NFD anzulegen, weil nach Ihrer Einschätzung der Nutzen die Risiken überwiegt, weisen Sie die Patientin/den Patienten in jedem Fall deutlich auf die Gefahren im Zusammenhang mit einem unvollständigen oder missverständlichen Datensatz hin (Sicherungsaufklärung). Es ist ratsam, dass Sie diese Sicherheitsaufklärung in Ihrer eigenen Dokumentation festhalten.

Fachpersonal, das in medizinischen Einrichtungen im Auftrag und unter Aufsicht einer (Zahn-)Ärztin/eines (Zahn-)Arztes tätig ist (z.B. MFA oder Pflegepersonal), kann bei allen Arbeitsprozessen rund um den Notfalldatensatz (NFD) unterstützen.

Darüber hinaus darf das in der Notaufnahme eines Krankenhauses unter ärztlicher Aufsicht tätige Pflegepersonal selbstständig NFD auslesen.

In einem Forschungsprojekt zur Anlage von Notfalldatensätzen durch niedergelassene Ärztinnen und Ärzte konnten bereits positive Effekte durch die Einbindung von Praxispersonal nachgewiesen werden. Diese Effekte betrafen sowohl die Anzahl der angelegten NFD als auch die Akzeptanz der Beteiligten. Die gematik empfiehlt daher Einbindung des Praxispersonals ausdrücklich.

Die inhaltliche Verantwortung trägt jedoch weiterhin stets die (Zahn-)
Ärztin/der (Zahn-)Arzt, die/der den NFD mit ihrem/seinem elektronischen Heilberufsausweis signiert.