Am 15. Januar 2025 startete die Pilotierung der ePA für alle. Rund 200 Arztpraxen, 60 Apotheken und neun Krankenhäuser in drei Modellregionen in Deutschland prüfen die elektronische Akte auf Herz und Nieren. Wir werfen einen Blick in die Modellregionen und fragen: Wie läuft der Start der ePA bisher?
Die Patientin wird begrüßt, ihre Gesundheitskarte ins Kartenlesegerät gesteckt, die ePA wird geöffnet und Dokumente werden eingesehen oder hochgeladen. So etwa sieht der neue Praxisablauf von Dr. Matthias Hempel aus. Der Internist aus Detmold testet in der Pilotierung die neue ePA für alle. Die Pilotierung ist in der Gemeinschaftspraxis bisher gut angelaufen. Das Team hat positive Erfahrungen gemacht. Nach anfänglichen technischen Fehlermeldungen hat der Softwarehersteller nun entsprechende Updates zur Verfügung gestellt.
„Der Support hat zügig reagiert.Technisch läuft bei uns alles reibungslos. Wir sind jetzt dabei, die Praxisabläufe abzustimmen und die ePA hier optimal zu integrieren.“
Dr. Matthias Hempel, Internist in Detmold
Während der Pilotierung werden die Testeinrichtungen, wie die Praxis von Dr. Hempel, von speziellen Projektbüros unterstützt. Eines davon leitet Sebastian Hilke. Er koordiniert die Pilotierung in der TI-Modellregion Franken bei Bayern Innovativ. Neben Teilen Nordrhein-Westfalens und Hamburg/Umland ist die Region Franken eine der drei Modellregionen in Deutschland, in denen die neue ePA testweise eingeführt wurde. „In Franken ist der Start der ePA bisher wirklich gut gelaufen“, so Hilke. Im Moment stehen vor allem die technischen Abläufe im Fokus. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen direkt in die Weiterentwicklung der ePA ein, damit der bundesweite Roll-out so reibungslos wie möglich gelingt.
Praxen und Kliniken erhalten direkte Unterstützung
Die Testeinrichtungen wenden sich mit technischen Fragen oder Fehlermeldungen an Hilkes Koordinierungsstelle und bekommen Hilfe. „Die ePA ist eines der größten Digitalisierungsvorhaben der Bundesrepublik. Die Erwartung, dass ein so gigantisches und komplexes Vorhaben von Minute eins perfekt läuft, ist einfach unrealistisch“, sagt Hilke und ergänzt: „In Anbetracht der Komplexität ist die ePA wirklich gut gestartet.“ Die Pilotierung bringt für die ePA viele Chancen mit sich, um die Anwendung für den bundesweiten Roll-out vorzubereiten. Vom Onboarding über Statusbefragungen bis hin zu konkretem Technik-Support unterstützen die Projektbüros die teilnehmenden Arztpraxen, Kliniken und Apotheken. „Wir bieten zweimal pro Woche Sprechstunden für die Leistungserbringer an“, erklärt Hilke. Das ist eine wichtige Hilfestellung. Denn die Einrichtungen werden mit technischen Problemen nicht alleingelassen und sehen: Es kümmert sich jemand.
Auch für den digitalen Kommunikationsstandard KIM und für das E-Rezept hat Hilke die Testläufe in der Modellregion Franken koordiniert. Die Aufgabe der Projektbüros ist es, ein Netzwerk an Leistungserbringern aufzubauen und je nach Anforderungen für die Pilotierung zusammenzustellen. „Bei der ePA war besonders wichtig, dass die Einrichtungen möglichst heterogen sind, was die Primärsysteme und die Größe der Einrichtungen betrifft. So können wir besonders viele Szenarien prüfen.“
Stimmen aus der Praxis zur ePA für alle
Die ePA wächst mit der Praxis
Beim Internisten Dr. Matthias Hempel läuft die Technik mit der ePA mittlerweile reibungslos. Er berichtet aber auch, dass andere Praxen und Kliniken in der Region NRW noch nicht so weit seien. Sie warteten noch auf neue Updates durch die Systemhersteller. Dennoch ist der Arzt überzeugt von der elektronischen Akte: „Mit der ePA müssen wir in Zukunft keinen Laborwerten oder Befunden mehr hinterhertelefonieren oder diese faxen. Alles ist direkt abrufbar. Auf lange Sicht werden wir da viel Zeit einsparen.“ Auch wenn die einzelnen Patientenakten in der Pilotierung noch weitgehend leer sind, erinnert der Arzt an den langfristigen Nutzen: „Klar, die Einführung der ePA kostet zu Beginn etwas Zeit, die sparen wir aber auf lange Sicht mehr als ein.“
Dr. Hempels Team aus 30 medizinischen Fachangestellten und sieben Ärztinnen und Ärzten ist der ePA gegenüber aufgeschlossen. „Alle waren motiviert, auch wenn es anfangs mal die eine oder andere Fehlermeldung gab“, sagt Dr. Hempel. „Wir haben alle an einen Tisch geholt – das war wichtig.“ In den gemeinsamen Sitzungen haben alle Beteiligten gesehen, dass die Umstellung auf die ePA einen großen Mehrwert bietet. Anfänglich äußerten manche Kolleginnen und Kollegen in der Detmolder Praxis Bedenken, dass die ePA die Praxis zusätzlich belasten könnte. „Nach einigen Wochen des Testens und Verbesserns haben aber alle gesehen, dass es bei uns technisch gut läuft und die ePA uns in unseren Abläufen nicht aufhält“, so Hempel.
Ein wichtiger Schritt für die Zukunft
In Dr. Hempels Praxis integriert sich das Aufrufen und Befüllen der ePA bereits jetzt sehr gut in den Behandlungsablauf. Das gilt auch im Kontakt mit den Patientinnen und Patienten: „Erstaunlicherweise hat sich bei der Patientenkommunikation überhaupt nichts geändert.“ Tiefere Rückfragen, negative Anmerkungen oder Skepsis beobachtet Dr. Hempel nur sehr selten: „Das kann ich an einer Hand abzählen.“ Beratungsaufwände seien in Detmold darum kein Thema. „Kommt es doch mal zu Rückfragen, verweisen wir die Patientinnen und Patienten an die Krankenkassen“, so Dr. Hempel.
Ein weiterer Mehrwert für die Einrichtungen ist bereits jetzt die Medikationsliste. „Das ist ein großes Plus für die Praxen und Kliniken“, findet Hilke. Wenn medizinische Einrichtungen zusammenarbeiten, kommen die Vorteile der ePA in Zukunft noch deutlicher zum Tragen. Und so wünscht er sich auch mehr Verständnis in der Öffentlichkeit: dass es sich bei der ePA um einen komplexen Prozess handelt, der vor allem langfristig gesellschaftlichen Nutzen bringt. „Das ist nichts, was eingeführt wird und dann nächste Woche fertig ist. In den nächsten Wochen, Monaten und Jahren werden viele spannende Features hinzukommen, von denen wir stark profitieren werden.“
„Wenn eine Einrichtung ein Problem hat, zum Beispiel keine Dokumente aus der ePA downloaden kann, stellen wir den Kontakt zum Softwarehersteller her. Anschließend haben sie Zeit, das Problem zu beheben und ein Update zur Verfügung zu stellen.2
Sebastian Hilke, Bayern Innovativ, Projektbüro TI-Modellregion in Franken
Ein wichtiger Schritt für die Zukunft
In Dr. Hempels Praxis integriert sich das Aufrufen und Befüllen der ePA bereits jetzt sehr gut in den Behandlungsablauf. Das gilt auch im Kontakt mit den Patientinnen und Patienten: „Erstaunlicherweise hat sich bei der Patientenkommunikation überhaupt nichts geändert.“ Tiefere Rückfragen, negative Anmerkungen oder Skepsis beobachtet Dr. Hempel nur sehr selten: „Das kann ich an einer Hand abzählen.“ Beratungsaufwände seien in Detmold darum kein Thema. „Kommt es doch mal zu Rückfragen, verweisen wir die Patientinnen und Patienten an die Krankenkassen“, so Dr. Hempel.
Ein weiterer Mehrwert für die Einrichtungen ist bereits jetzt die Medikationsliste. „Das ist ein großes Plus für die Praxen und Kliniken“, findet Hilke. Wenn medizinische Einrichtungen zusammenarbeiten, kommen die Vorteile der ePA in Zukunft noch deutlicher zum Tragen. Und so wünscht er sich auch mehr Verständnis in der Öffentlichkeit: dass es sich bei der ePA um einen komplexen Prozess handelt, der vor allem langfristig gesellschaftlichen Nutzen bringt. „Das ist nichts, was eingeführt wird und dann nächste Woche fertig ist. In den nächsten Wochen, Monaten und Jahren werden viele spannende Features hinzukommen, von denen wir stark profitieren werden.“
Praxis, Probe, Potenziale
„Natürlich sind zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht alle gleich weit“, sagt Hilke. Ein zentrales Thema in seinen Sprechstunden: die Kompatibilität der einzelnen Primärsysteme mit der ePA. Denn die medizinischen Einrichtungen werden von unterschiedlichen Softwareherstellern ausgestattet. Nicht alle Softwaresysteme konnten von vornherein Updates liefern. „Wenn eine Einrichtung ein Problem hat, zum Beispiel keine Dokumente aus der ePA downloaden kann, stellen wir den Kontakt zum Softwarehersteller her. Anschließend haben sie Zeit, das Problem zu beheben und ein Update zur Verfügung zu stellen“, so Hilke. „Bei manchen Softwareherstellern hat das super funktioniert, bei anderen noch nicht so gut. Aber: Alle Beteiligten arbeiten stetig an Lösungen für die nötige technische Stabilität.“ Der Schlüssel für diesen komplexen Arbeitsprozess liegt vor allem in einer kooperativen und wohlwollenden Zusammenarbeit. Dafür gab es auch von Dr. Hempel Lob: „Die Unterstützung durch meinen PVS-Hersteller und die Projektkoordinatoren war wirklich hervorragend.“
Ein Projekt für die Ewigkeit
Die Ergebnisse aus den Sprechstunden und Statusbefragungen schaut sich das Projektbüro Bamberg genau an und wertet diese aus. „Unsere Erfahrungen fassen wir in einem Bericht für die gematik zusammen“, verrät Hilke. So gewährleisten die Projektbüros, dass sich Arztpraxen, Apotheken und Kliniken eng mit den Softwareherstellern abstimmen können und die ePA bestmöglich für die Praxis optimiert wird. Insgesamt zeigt sich der Projektkoordinator zuversichtlich: „Dass wir nach knapp fünf Wochen an diesem Punkt in der Pilotierung stehen, stimmt mich sehr positiv für den bundesweiten Roll-out.“
Dr. Hempel wünscht sich für den bundesweiten Start, dass bis dahin die technischen Fehler behoben sind: „Das ist die Grundvoraussetzung.“ Er rät anderen Arztpraxen dazu, sich vorab zu fragen, wie ein gutes Handling mit der ePA aussehen kann. „Hier kann sich das Praxisteam überlegen, welche individuellen Anforderungen es in einer Einrichtung gibt. Das kann je nach Größe, Struktur und Personal ganz unterschiedlich sein.“ Das sei notwendig, um bestmöglich von den Vorteilen der ePA profitieren zu können. Es bringe aber nichts, wenn sich die Praxisinhaberinnen und -inhaber allein mit solchen Lösungen beschäftigen. „Letztlich muss ich dem Team den Nutzen näherbringen und konkret aufzeigen: Ja, es wird eine Umstellung. Und ja, das kann auch zu anfänglichen Herausforderungen führen. Aber die ePA ist ein Projekt für die Ewigkeit und es lohnt sich.“
März 2025