Rechnungsstellung

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung für Auftragnehmer öffentlicher Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung seit dem 27.11.2020. Diese Verpflichtung wird in den jeweiligen E-Rechnungsverordnungen (ERechV) (der Länder und des Bundes) geregelt.

Die gematik GmbH unterliegt als subzentraler öffentlicher Auftraggeber der E-Rechnungsverordnung des Bundes.

Ausnahmen von der Verpflichtung zur Einreichung einer E-Rechnung sind nachstehend beschrieben: 

• Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,- Euro (Netto-Auftragswert) gestellt werden
  • Im Fall der Rechnungslegung bis zu einem Auftragswert von 1.000,00 EUR netto kann freiwillig am E-Rechnungsverfahren teilgenommen werden. Nutzen Sie das E-Rechnungsverfahren nicht, richten Sie Rechnungen bis zu einem Auftragswert von 1.000 EUR netto, ausschließlich im pdf. Format per E-Mail an rechnung@gematik.de  Rechnungen, die in anderen E-Mail-Postfächern der gematik eintreffen, können nicht akzeptiert werden. 
• Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 unterliegen (geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
• Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.

Eine E-Rechnung ermöglicht eine durchgehende maschinelle Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen von der digitalen Erstellung der Rechnung, über die elektronische Übermittlung und den automatisierten Empfang bis zur medienbruchfreien Weiterbearbeitung. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.

Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung.

Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E-Rechnungsverordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer – Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
• Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum oder Textbeschreibung der Bedingung)
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• E-Mail- bzw. De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung.

Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung zu einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt sowie empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Dies bedeutet, dass sie, anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung:

• als reines semantischen Datenformat konzipiert ist und es somit ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren, sowie
• auf einem XML-Format basiert, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings auch für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Nein, es wird dazu kein spezielles Programm benötigt, zur Erstellung einer elektronischen Rechnung an die Behörden der Bundesverwaltung gibt es mehrere Möglichkeiten, insbesondere:

• Nutzung eines (ERP-) Systems oder Dienstleisters
  Nutzen Sie einen Serviceprovider oder eine marktübliche Software zur Rechnungsstellung? Kontaktieren Sie den Hersteller und erkundigen Sie sich, ob die elektronische Rechnungsstellung unterstützt wird. Nutzen Sie ein eigenes System? Klären Sie mit Ihrer IT, welche Schritte notwendig sind, um E-Rechnungen konform zur EU-Norm zu erstellen.
• Nutzung der Weberfassung  OZG-RE
  Sollten Sie kein Rechnungsausgangssystem im Einsatz haben oder eine Übergangslösung benötigen, machen Sie sich mit der Weberfassung auf der OZG-RE Plattform vertraut. Auf der Plattform stellt der Bund Funktionen zur manuellen Erfassung von Rechnungen zur Verfügung.

Zur Einreichung von E-Rechnungen an die gematik GmbH ist die Rechnungseingangsplattformen des Bundes OZG-RE zu nutzen.

Die Plattform setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle für die Übermittlung der Rechnung voraus. Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die massentauglichen Übertragungswege Webservice via Peppol, E-Mail und zukünftig De-Mail an. Alternativ stehen auch die Funktionen Upload und Weberfassung zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass Sie den für Sie am besten passenden Übertragungsweg identifizieren.

Hinweise, Leitweg-ID sowie ein Leitfaden zur Rechnungsstellung werden Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt. Bitte achten Sie darauf, dass Sie vollständige Rechnungsangaben (Käufer/Verkäufer) hinterlegen. Die Rechnungsanschrift der gematik GmbH lautet:

gematik GmbH
Friedrichstrasse 136
10117 Berlin

Im Fall der Rechnungslegung bis zu einem Auftragswert von 1.000,00 EUR netto kann freiwillig am E-Rechnungsverfahren teilgenommen werden. Nutzen Sie das E-Rechnungsverfahren nicht, richten Sie Rechnungen bis zu einem Auftragswert von 1.000 EUR netto, ausschließlich per E-Mail im PDF-Format an rechnung@gematik.de 
Rechnungen, die in anderen E-Mail-Postfächern der gematik eintreffen, können nicht akzeptiert werden. 

Wenn Sie den Übertragungskanal „Weberfassung“ (manuelle Rechnungserfassung über die Plattform) oder „Upload“ (manuelles Hochladen von erstellten E-Rechnungen auf der Plattform) nutzen, können Sie Ihre E-Rechnung direkt auf der Plattform validieren lassen. Ihnen wird ein Prüfbericht mit den formalen Fehlern noch vor dem Versand angezeigt.

Nutzen Sie einen anderen Übertragungskanal und stellen eine Zurückweisung Ihrer E-Rechnung durch die Rechnungseingangsplattform fest, finden Sie auf der Plattform in der Rechnungsübersicht ein Lupensymbol. Dieses führt zu den Detailergebnissen der formalen Rechnungsprüfung der betreffenden E-Rechnung.

Erstellen Sie eine neue E-Rechnung mit neuer Rechnungsnummer und korrigieren Sie die angezeigten formalen Fehler vor der Übertragung.

Wird Ihre E-Rechnung durch den Empfänger zurückgewiesen, liegt vermutlich ein inhaltlicher Fehler nach rechnerischer bzw. sachlicher Prüfung in den angegebenen Rechnungsdaten vor.

Der Rechnungsempfänger hat bei der Zurückweisung von E-Rechnungen die Möglichkeit, Ihnen eine Bemerkung zur Begründung der Zurückweisung zu hinterlassen. Den Status Ihrer Rechnung können Sie auf der OZG-RE Seite einsehen.

Sollte keine Begründung vorhanden sein, kontrollieren Sie Ihre übermittelte E-Rechnung gründlich und kontaktieren Sie im Zweifel den Rechnungsempfänger.

Übermitteln Sie die korrigierte E-Rechnung mit neuer Rechnungsnummer erneut.

Bitte wählen Sie bei der Eingabe des Umsatzsteuersatzes in Feld BT-151 die Ausprägung „Freie Eingabe“. Den alternativen Umsatzsteuersatz können Sie im Feld BT-152 händisch eintragen.

Sollten Sie einen der genannten Fehlercodes erhalten, liegt ein Fehler bei der Eingabe der Steuernummer vor. Bitte prüfen Sie Ihre Eingaben in BT-31, BT-32, BT-48 (USt-ID des Käufers) und BT-63. Es muss mindestens eines der Felder BT-31 (USt-ID des Verkäufers), BT-32 (Steuernummer des Verkäufers) oder BT-63 (USt-ID des Steuervertreters des Verkäufers) ausgefüllt sein.

Nein, steuerbefreite Rechnungen sind nicht pauschal von der E-Rechnungspflicht ausgeschlossen und sollten in elektronischer Form eingereicht werden.

Auf der Website https://www.e-rechnung-bund.de/tutorials/ stehen Ihnen als Bedienhilfe Tutorials zur Verfügung. Hier erhalten Sie Informationen zu:

• Wie registriere ich mich als Unternehmen bei der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform des Bundes?
• Wie verwalte ich mein Benutzer- oder Unternehmenskonto?
• Wie versende ich eine E-Rechnung?
• Wie kann ich den Bearbeitungsstatus meiner Rechnung einsehen?

Weiterhin steht Ihnen der Leitfaden als Rechnungssender zur Verfügung https://www.e-rechnung-bund.de/wp-content/uploads/2021/01/LeitfadenRechnungssenderOZG-RE.pdf

Sollten Sie technische Fragen haben, können Sie sich an den Sendersupport wenden. Als Rechnungsversender erreichen Sie den Support von Montag bis Freitag (Feiertage ausgenommen) von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr wie folgt:

• Telefonisch unter der Nummer: +49 (0) 30 2598 4436
• Via E-Mail an sendersupport-xrechnung@bdr.de

Ansprechpartner bei der gematik erreichen Sie via rechnung@gematik.de.